Koulutustilaisuuden valmistelussa ja suunnittelussa pitää ottaa huomioon useita eri asioita.Huolellisesti suunniteltu koulutustilaisuus näyttäytyy opiskelijoille ammattimaisena toimintana. Samalla tilaisuuden suunnittelu ja valmistautuminen koulutukseen vähentävät kouluttajan stressiä. Koulutustilaisuuden valmistelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoissa, jos se vain on mahdollista.  Alla on listattuna joitakin keskeisiä asioita, jotka pitää ratkaista ennen varsinaista tilaisuutta. 

1 KOHDERYHMÄ

Sinun tulee tietää kohderyhmän tausta ja tarpeet mahdollisimman hyvin. Mitä enemmän tiedät koulutukseen tulvasta ryhmästä, niin sitä helpompi on suunnitella heitä parhaiten palveleva tilaisuus. Tosin melko usein kouluttajalla ei ole mitään tietoa tulevista opiskelijoista. Taustan tunteminen mahdollistaa osallsistujein tarpeet huomioivan opetusmateriaalin rakentamisen. 

2 TAVOITE

Kun sinulla on tiedossa kohderyhmä ja heidän tarpeet, on mahdollista suunnitella mahdollisimman selkeät tavoitteet koulutukselle. Sinun tulee päättää mitä osallistujien halutaan oppivan tai saavuttavan tilaisuuden jälkeen. Tavoitteet tulisi olla myös mitattavissa. Tavoitteista ja niiden merkityksesä kerrotaan lisää Blogissa - Koulutuksella tulee olla tavoite. 

3 KOULUTUKSEN SISÄLTÖ JA MATERIAALI

Koulutuksen sisältö tulee olla mahdollisimman selkeä ja jäsennelty. Opiskelijat usein tykkäävät mahdollisimman käytännönläheisestä koulutuksesta, jossa on esimerkkejä oikeista tilanteista. Sinun tulee myös miettiä millä menetelmillä tulet opettamaan. Tee selkeä, visuaalinen ja helposti ymmärrettävä materiaali koulutukseen. Käy aina materiaali läpi ennen koulutustilaisuutta ja katso tarvitseeko sitä jotenkin muuttaa tai päivittää. Samalla perehdyt materiaaliin vielä kertaalleen ennen tilaisuutta. Älä yritä mahduttaa kaikkea mahdollista asiaa yhteen koulutukseen, vaan mieti tarkasti mitkä ovat oleellisia asioita ja keskity niihin. Usein ihmiset haluavat opettaa kaiken mahdollisen asian kerralla, mutta meidän oppimiskyky on rajallinen. Usein on järkevämpää opettaa joitakin asioita hyvin, kuin kaikki mahdollinen niin, että kukaan ei muista asiasta mitään. 

4 KOULUTUKSEN AIKATAULU

Koulutuksen aikataulutus ja ajanhallinta on keskeisessä roolissa onnistuneessa tilaisuudessa. Se paljon sinulla on käytettävissä aikaa koulutukselle, tulee vaikuttamaan koulutuksen sisältöön ja sen laajuuteen. Mitä paremmin suunnittelen ajankäytön, sitä mukavampi kulutustilaisuus on pitää. Jos  koulutuksessa on liikaa asiaa, se näkyy opiskelijoille kiireenä . Hyvä ajanhallinta näkyy opiskelijoile hyvin suunniteltuna ja ammattimaisena toimintana. Ennemmin kannattaa tehdä vähän liian löysä aikataulu, kuin liian tiukka. Hyvällä kouluttajalla on aina jotakin exstraa, jolla hän saa aikaa kulumaan, jos aikaa on liian paljon jäljellä ja koulutus on käytännössä pidetty. Opiskelijat tosin usein tykkäävät myös siitä, että pääsevät lähtemään hieman normaalia aiemmin pois. 

5 TEKNIIKKA JA TILAT

Suunnittele etukäteen millaista teknisiä välineitä koulutuksessa tulet käyttämän esimerkkinä tietokone ja videotykki. Usein nämä saattavat olla jo valmiina koulutustilassa, mutta hyvällä kouluttajalla on aina varasuunnitelma jos tilan tekniikka ei toimi. Jos käytät omia välineitä, varmista myös niiden toiminta ennen koulutustilaisuutta. Jos koulutukseen kuuluu muita teknisiä välineitä, niin varmista etukäteen, että myös nämä toimivat moitteettomasti. Tiloihin tutustuminen ennen koulutusta auttaa myös suunnittelussa ja ehkä osaltaan jopa vähentää mahdollista esiintymisjännitystä. 

6 PALAUTTEEN KERÄÄMINEN

Suunnittele jo valmiiksi miten tulet keräämään palautetta koulutettavilta. Pyydätkö suullista palautetta vai kirjallista palautetta lomakkeella tai nettikyselyllä. Palautteen avulla voit arvioida miten koulutettavat ovat kokeneet koulutuksen ja miten he arvioivat omaa oppimistaan. Vähintään yhtä tärkeää palaute on koulttajalle, jotta hän pystyy tunnistamaan mitä koulutuksessa tai kouluttajassa tulisi pyrkiä muuttamaan. 

Voit hyödyntää yllä olevaa KOULUTUKSEN VALMISTELU - Tarkastuslistaa valmistautuessasi koulutuksen pitämiseen. Käy jokainen kohta läpi huolella ja mieti oletko tehnyt kaiken tarpeellisen. Alla olevan linkin kautta saat ladattua tulostettavan PDF-version itsellesi. 

HARJOITUSSUUNNITELMA

Kun olet selvittänyt edellämainitut asiat,  kannattaa tehdä harjoitussuunnitelma. Yksinkertaisimmillaan suunnittelma sisältää vain keskeiset tilaisuuteen liittyvät asiat. Hyvin tehty suunnitelma sisältää sen sijaan hyvin tarkasti harjoitukseen liittyvät asiat mm. tarkka kuvaus siitä, miten harjoitus etenee tarkkoine kellon aikoineen. Joskus suunnitelma kannattaa jakaa etukäteen osallistujille (yksinkertainen suunnitelma). Toisinaan suunntelma on tarkoitettu enemmän kouluttajille ja muille harjoituksen vetäjille ohjaamaan harjoituksen kulkua. Suunnitelmasta tulee selvitä vähintään  keskeiset koulutustilaisuuteen liittyvät asiat kuten aika, paikka, aihe ja sisältö.